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 仕事の管理で効率を上げ、将来を変える~忙しさに埋没しない7つの基本~
先日紹介した顧客満足経営事典の著者と飲んだ。 売れ行きも好調のようだ。 深酒したため、どんな話をしたのかまったく覚えていないが、次の本も並行して執筆活動を続けていたことに驚かされた。

 執筆した人ならわかるだろうが、本を書くことは想像以上に膨大な工数を必要とする。 次々と本を執筆していける人は、非常にうまく割り切ったタスク(仕事)のこなし方を身につけているものである。 逆にいつも「忙しい」と言っている人は、「本来の」仕事が減っても、納期に遅れたり、結果としてクオリティーが低い。

 お客様や社内で信頼され、評価されている人は必ずと言っていいほど、仕事の管理がうまい。多忙ではあっても、追われないのである。

 ある経営者の言葉に「時間に追われるな、自分で時を刻める人間になれ」というのがあるが、常に自分が仕事のイニシアチブをとる工夫と努力をしていくことで、ビジネスマンあるいは技術者としての将来は大きく変わってくる。

 以前、IBMの優秀な方の何人かにタスクの管理方法を聞いたことがあるが、共通していたのは以下の7つであった。(少し今風にしてある)

・10分間の作業でいいから、とりあえず仕事にかかり、最初の取り掛かりを早くする

・早朝に、抱えている仕事の優先順位、得意不得意、重要度などで分類してから仕事を始める

・いい仕事をしたい気持ちをまずは抑え、一旦はコナシ仕事で完成度6割までやる

・日々、使えそうな情報が見つかったタイミングでファイルやブックマーク

・魂の部分以外は、上司、部下、専門家にうまく仕事を任せる

・上司やお客様から仕事を受けるタイミング時に簡単と思っても「納期厳しいですね。1日延ばしていただけますか?」と冷静にいえる度胸を持つ

・納期までの1/3ぐらい(初期)タイミングで中間レビューを他人から受ける

 以前、ある有名な経営者の仕事の管理方法が紹介されていた。 仕事が発生したり、やらなくてはならないことを思い出したタイミングで、正方形の付箋(ポストイット)に、その仕事を書き、机の上や引き出しの中に優先順位などで分類して張っておき、早朝に今日の楽にやれる分だけ選んで自分の手帳に張りなおすそうだ。

 忙しくてTOEICのテスト勉強をしている暇がない、次々に仕事が振ってくるので忙しくて納期が守りきれないなどと感じている方は、試してみてはいかがだろうか。 

 ソフトウエア製品の話に変わるが、グループウエア製品の多くにも「TODO(タスク)リスト」「メールへのフラッグ」「フォルダ」などをうまく利用して自分の仕事を管理している方も多いと思う。(まだ、受信メールの未読でやっている人もいるが)

 また、LotusからActivity Explorerという機能が登場する予定だが、多くの企業での仕事の整理の仕方、片付け方のノウハウが凝縮されたものだ。出荷されたらうまく使って新しい仕事の管理方法を確立したい。

 ps, それにしても忙しい。 もう終電である。 明日からは、仕事に追われず、時を刻むリズム側にまわるように新しい工夫をしよう。
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(2007/05/24(木) 12:36)

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